Diseño del proceso productivo

Entre las decisiones más importantes realizadas por los gerentes de operaciones, están aquellas que involucran el diseño del proceso físico para producir bienes y servicios.

Las decisiones del diseño del proceso interactúan en cada una de las cuatro áreas de decisión de la función de operaciones. Las decisiones de capacidad afectan el tipo de proceso seleccionado. El tipo de diseño del proceso, a su vez, afecta los trabajos disponibles y el tipo de fuerza de trabajo empleada. El proceso también afecta la calidad del producto, debido a que algunos procesos se controlan más fácilmente que otros.

Las decisiones relacionadas con la selección del proceso determinan el tipo de proceso productivo que se utilizará. Los administradores también deben decidir si se organizará el flujo del proceso como una línea de alto volumen de producción o como un proceso de producción por lotes con bajo volumen.

En ocasiones se considera la selección del proceso como un problema de distribución de equipo o como una serie de decisiones de relativamente bajo nivel, pero esto es un error puesto que la selección del proceso es, por el contrario, una decisión de naturaleza estratégica y que tiene la mayor importancia. Las decisiones sobre el proceso afectan los costos, la calidad, los tiempos de entrega y la flexibilidad de las operaciones.

Los tipos principales de clasificación de los procesos son: por el tipo de flujo de productos y por el tipo de pedido del cliente. Respecto al tipo de flujo, existen tres tipos:

Flujo lineal:

Se caracteriza por una secuencia de operaciones lineal que se utiliza para fabricar el producto o dar el servicio.

En ocasiones las operaciones de flujo lineal se dividen en dos tipos de producción: masiva y continua.

Producción masiva o en masa es una operación, como la que se utiliza en una línea de ensamble de la industria automotriz.

Producción continua, se refiere a las que se denominan industrias de proceso como la industria química, del papel, etc. Aunque ambos tipos de operaciones se caracterizan por tener flujos lineales, los procesos continuos tienden a estar más automatizados y producen productos mas estandarizados. Las operaciones en línea tradicionales son estrechamente eficientes, pero también muy inflexibles.

La eficiencia se debe a la sustitución del capital por la mano de obra y a la estandarización restante en tareas muy rutinarias. Debido a esta estandarización y a la organización secuencial de las tareas de trabajo, resulta difícil y costoso modificar el producto o el volumen en las operaciones con flujo lineal; por lo tanto, estas operaciones resultan relativamente inflexibles.

En los últimos años la nueva tecnología esta haciendo posible que las líneas de ensamble sean más flexibles. Esto se logra mediante el uso de control computarizado y de la reducción de los tiempos necesarios para el cambio de equipo. Como resultado se obtiene una flexibilidad sustancial.

Las operaciones en línea solo se pueden justificar en un número limitado de situaciones. Los requisitos generales son un alto volumen y un producto o familia de productos estandarizados. Sin embargo, las empresas deben de analizar con cuidado la decisión de usar operaciones en línea. Esta selección no debe basarse simplemente en la eficiencia. Deben considerarse otros factores como el riesgo de la obsolescencia del producto, la posible insatisfacción en el trabajo debida al aburrimiento, etc.

Flujo intermitente:

Se caracteriza por la producción de lotes a intervalos intermitentes. En estos casos tanto el equipo como la mano de obra se organizan en centros de trabajo. Un producto o un proyecto fluirá, entonces, solo a aquellos centros de trabajo que les sean necesarios y no utilizará los demás.

Debido a que utilizan equipo para propósitos generales y mano de obra altamente calificada, las operaciones intermitentes son estrechamente flexibles para cambiar el producto o el volumen.

Una característica de los procesos intermitentes es que agrupan equipos similares y habilidades de trabajo parecidas. En contraste, el flujo lineal se denomina distribución por productos debido a que los distintos procesos, el equipo y las habilidades laborales se colocan en una secuencia de acuerdo a la manera en que se fabrica el producto.

Las operaciones intermitentes se pueden justificar cuando al producto le falta estandarización o cuando el volumen es bajo. En este caso la operación intermitente resulta la más económica y tiene el menor riesgo.

Por Proyecto

La forma de operaciones por proyecto se utiliza para producir productos únicos tales como una obra de arte, un edificio. Cada unidad de estos productos se elaboran como un solo artículo. Estrictamente hablando, no existe un flujo del producto para un proyecto, sin embargo existe una secuencia de operaciones. En este caso las operaciones individuales o tareas se deben colocar en una secuencia tal que contribuya a los objetivos definitivos del proyecto.

La forma de operaciones por proyecto se utiliza cuando hay una gran necesidad de creatividad y de conceptos únicos. Resulta difícil automatizar los proyectos puesto que solamente se hacen una vez; sin embargo, en ocasiones se puede utilizar equipo para propósito generales con el objeto de reducir las necesidades de mano de obra. Los proyectos se caracterizan por tener un alto costo y son difíciles de planear y controlar a nivel administrativo. Esto se debe a que con frecuencia es difícil definir un proyecto en sus etapas iniciales y podría estar sometido a un alto grado de cambio e innovación.

Otro aspecto importante que afecta la selección del proceso es ver si el producto se fabrica para ser almacenado en inventario o para surtir un pedido del cliente. Cada uno de estos tienen sus propias ventajas y desventajas. Aunque un proceso de fabricación para inventarios proporcionará un servicio rápido con costos bajos, proporciona menor flexibilidad en la elección de productos que el proceso de fabricación por pedido.

En los procesos de fabricación para inventarios:

  • No se asignan pedidos individuales.
  • Se cuenta con una línea de producción estandarizada.
  • La empresa acumulará inventario anticipándose a la demanda; por lo tanto, los pronósticos, la administración de inventarios y la planificación de la capacidad se vuelven esenciales.

En los procesos de fabricación por pedido:

  • Se responde a los requerimientos del cliente
  • Se realizan pedidos individuales
  • Se cuenta con una amplia gama de especificaciones
  • Las actividades de procesamiento se relacionan con los pedidos individuales.

La clave de la eficiencia de las operaciones en los procesos de fabricación por pedido, son los tiempos de entrega. Esto significa que los tiempos de entrega deben ser fijados de modo realista por los departamentos de mercadotecnia y operaciones.

En resumen un proceso de fabricación por pedido se relaciona con los tiempos de entrega y el control del flujo de pedido. El proceso debe ser flexible para satisfacer los pedidos del cliente. Un proceso de fabricación para inventarios se relaciona con la conservación de los inventarios y la eficiencia de las operaciones; el proceso se vuelve lineal para producir solamente productos estandarizados.

Claves para calcular los costes directos e indirectos

Pese a que la diferencia entre costos directos e indirectos parece clara, no siempre es sencillo saber a qué categoría pertenecen los costos de un proyecto. Por eso, aquí te damos algunos concejos prácticos para facilitar esta tarea:

· Elabora una lista de las tareas necesarias para llevar a cabo tu proyecto, desde las primeras a las últimas. Luego, asigna a cada tarea el procedimiento requerido para su ejecución y, a partir de ahí, define cuáles son los costos que debes incluir en la gestión del proyecto.

· Calcula el tiempo que tardarás en cada una de las fases. Los costes de un proyecto no sólo se miden en función de los gastos, sino también del tiempo que suponga la realización de tareas.

· Ten en cuenta los costes derivados de la mano de obra interna y externa. En el primer caso, se trata de los procesos internos de la empresa; en el otro, los gastos que supongan el pago a subcontratistas o terceros agentes.

· No te olvides de incluir posibles pérdidas en tu lista, por ejemplo, de materia prima que no se pueda utilizar por diversos motivos o una maquinaria que se pueda estropear. Siempre está bien contar con posibles imprevistos.

Diferencias entre los costes directos e indirectos

Los costos son todos aquellos gastos en los que incurre una empresa para realizar una tarea, un trabajo o un proyecto determinado. Las dos principales clases de costos que se conocen son los costos directos e indirectos.

Todas las empresas tienen gastos. Sin embargo, es necesario advertir que no todos los gastos son costos, pues sólo se les considera como tal a aquellos que forman parte de la actividad ordinaria de la empresa, los que están vinculados a los procesos internos y, por supuesto, los que sean indispensables para el desarrollo del proyecto.

Cuando las empresas renuncian a un beneficio con el objetivo de emplear los recursos para un fin distinto, se les conoce como costes de oportunidad.

El principal rasgo distintivo de los costes directos e indirectos de un proyecto tiene que ver con la relación que guardan con el objeto, que en este caso son los proyectos de los que dependen. Repasemos a profundidad estos dos conceptos:

a) Costes directos:

Son los que guardan una relación estrecha con el producto o servicio. De hecho, se establecen desde las primeras fases de producción y suelen reflejarse en los presupuestos o estimaciones de costos.

Un ejemplo de costes directos son las materias primas, es decir, los materiales que han servido de base para la elaboración de los productos o el desarrollo de los proyectos. En la gran mayoría de los casos se extraen de la naturaleza; en otros casos los producen empresas del sector primario.

También los que se relacionan con la mano de obra directa son considerados costos directos. Por ejemplo, el pago que reciben las personas que trabajan en el proyecto, que generalmente se expresa en horas.

b) Costes indirectos:

Por el contrario, estos costes son los que se relacionan de manera tangencial con los proyectos o las tareas previstas. Por ejemplo, el consumo de electricidad de una fábrica para su operación cotidiana: aunque no tiene una influencia directa en el producto como tal, es un recurso indispensable para la cadena productiva.

En esta categoría también debemos incluir los costes indirectos generales del tipo administrativo o financiero.

Cómo calcular los costes de un proyecto

Una particularidad a la hora de decidir qué sistema de control de costes debe aplicar en una empresa, que se convierte en un factor crítico, es el tipo de producción en relación a la continuidad del producto o servicio.

Si hacemos una clasificación de los tipos de procesos y producción en las empresas atendiendo a dicho factor podemos ver:

Producción por obras o proyectos (productos o servicios únicos, es decir de características singulares)

Producción intermitente por lotes (tipo taller – o en línea)

Producción continua. Es la producción sin pausa o con poca transición entre operación y operación, repetitiva y no presenta ninguna peculiaridad, por lo que no nos ocuparemos de ella en este post

Las 2 primeras representan una forma muy particular de controlar sus costes. Cuando hablamos de costes por proyectos o por lotes, nos referimos a empresas que trabajan bajo pedido a veces único y singular. Suelen ser empresas de sectores como la construcción, ingeniería, calzado, consultorías, empresas de eventos artísticos, etc.

Se trata de empresas que tienen una producción no repetitiva. Es decir, una producción irregular en cuanto a duración de cada proyecto que realiza y discontinua en el tiempo. Todo ello es compatible con el hecho de que una empresa que trabaja por proyectos o pedidos, pueden estar desarrollando varios de ellos al mismo tiempo.

A veces, a la empresa se le encarga la realización de un pedido relativamente corto que suele realizarse en sus propias instalaciones (empresas de calzado, por ejemplo). En otras ocasiones la duración es relativamente larga y se lleva a cabo en el domicilio del cliente por ejemplo la construcción de un edifico de viviendas, que se realizan en los terrenos del promotor (así se llama al dueño de los terrenos y que encarga la realización del edificio)

En una empresa que trabaja por proyectos o lotes, lo primero que inicia el proceso es la orden de trabajo también llamada orden de fabricación, o con el proyecto de ejecución

La orden de trabajo es la receptora del pedido que puede estar compuesto por una unidad de producto o por varias unidades

El proceso se inicia con una demanda de presupuesto por parte del cliente, que indicará previamente sus necesidades y deseos para que sean atendidos. Bajo estas condiciones, el proveedor hará un cálculo previsional y formulará un presupuesto en el constan las características del pedido el precio de venta y el plazo de entrega

Si el presupuesto es aceptado por el cliente la empresa iniciará la fabricación del pedido.

El proceso finaliza cuando el fabricante entrega el producto al cliente

La orden de fabricación es un documento en el que se reflejan las condiciones con las que se deberá entregar el proyecto al cliente.

Se suele incluir en una orden de trabajo información como…

· Materias primas (se pueden identificar y valorar mediante con un detalle minucioso)

· Mano de obra (se puede calcular a partir de los controles de tiempo de los propios empleados)

· Otros costes directos (transportes, alquileres, subcontrataciones, comisiones a vendedores, etc.)

· Imputación de costes indirectos (mano de obra, amortizaciones, seguros, alquileres, etc.)

· Margen (muy útil para el seguimiento del proyecto en el tiempo de ejecución)

· Precio del proyecto (dato importante si queremos conocer el control y los márgenes)

Un tipo de orden de trabajo muy elaborada y particular es un proyecto de ejecución, que elabora un arquitecto y que cuenta además con el visado de organismos de control que revisan y comprueban la adecuación de cualquier tipo de proyecto o trabajo profesional con la normativa general o corporativa que lo regula, así como el cumplimento de los requisitos subjetivos del autor, todo ello en garantía de los intereses de los clientes y del interés público en general.

Suelen incluir planos, cálculos, descripción de materiales, indicaciones de la manera de utilizar los materiales y tecnologías, y presupuesto de ejecución. Es decir, describe gráficamente “qué se va a hacer” y especifica “cómo se va a hacer”.

El problema más relevante en estos casos es la identificación e imputación de los costes indirectos a cada proyecto, como los administrativos, las amortizaciones, gastos financieros, comerciales, etc.

Si bien es cierto que se suele realizar con eficiencia una imputación de los costes que tienen una relación directa con el producto o servicio que se realiza

Las empresas deben establecer un sistema de imputación de costes indirectos capaz de estimar y distribuir aquellos gastos que se deben soportar, pero no pueden atribuirse de forma unívoca e indiscutible a una obra o proyecto.

Las empresas no pueden quedarse con el tradicional sistema de costes parciales (únicamente se imputan los costes directos que se conocen de forma sencilla y directa) y en el mejor de los casos añadir los gastos indirectos en un porcentaje de aproximación arbitrario y que en muchísimos casos es el origen de decisiones equivocadas y por desconocimiento de nuestros costes, aceptación de trabajos ruinosos, que provocan pérdidas en la empresa y la quiebra.

Sería ideal que todas las empresas, las grandes ya lo hacen, pudiesen aplicar sistemas más sofisticados de costes completos, como el que hemos visto antes el sistema ABC (Activity Based Costing), pero, dado el elevado coste y necesidades de recursos que requieren, al menos sí deben aplicar un sistema de costes completos,

Para ello, una forma simplificada y sencilla de imputación de costes indirectos para pymes consistiría en:

PRIMERO Tener un cálculo permanente, es decir conocer el promedio mensual de costes indirectos de la empresa

SEGUNDO: proceder a la imputación o asignación de los costes indirectos, para esto hay que elegir en primer lugar los criterios de imputación

Es decir, ¿en base a qué criterio vamos a repartir más o menos costes a un determinado proyecto?

Podemos repartir a cada proyecto una proporción de ese promedio mensual de costes indirectos, en función de:

· La duración del proyecto

· Un porcentaje equivalente a la cantidad de recursos que la empresa pone a disposición del proyecto.

· O según el coste de mano de obra, que suele ser uno de los costes con mayor presencia. Este último suele ser de amplia aceptación para este tipo de producción

Por ejemplo, si hay 3 proyectos realizándose en una empresa a lo largo de 3 meses y hay unos costes indirectos en estos meses de 1000, 1200 y 1100, respectivamente…. podríamos imputar esos costes indirectos en función de las horas de mano de obra que cada proyecto ha absorbido, como vemos en la imagen siguiente….

De modo que si el mes 1 ha soportado unos gastos indirectos de 1,000 euros, y el totas de horas realizadas han sido 160, distribuidas de la siguiente forma: 56 al proyecto 1 , 104 al proyecto 2, y 0 horas al proyecto 3, indicativo de no haber comenzado. Por una sencilla regla de 3 imputaremos al proyecto 1 –350 euros y al proyecto 2 los 650 restantes, y así en cada uno de los meses. Como vemos es una forma sencilla de reparto y como he dicho antes con bastante aceptación en la realidad de las empresas

Indicar que también sería posible repartir estos costes indirectos, no con un criterio global de horas de mano de obra, sino con un criterio distinto por cada tipo de coste, para ello la tabla gozaría de un mayor desglose, si es que esto nos proporcionara alguna ventaja

De esto modo, sabremos el resultado de cada proyecto, solo tenemos que restar a los ingresos (es decir al precio que facturaremos a nuestro cliente les restaremos los costes directos, los fácilmente imputables y la proporción de costes indirectos en base a alguno de los criterios explicados. El resultado será nuestro beneficio por ese proyecto