Cálculo de costes por proyecto

Introducción al análisis de costes analítico por proyecto ó pequeños lotes

En este artículo vamos a proponer una forma de crear, o trabajar en el diseño del sistema de control costes y determinación de una Tasa Horaria para producciones por proyecto o por pequeños lotes.
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Capítulo 1: Cálculo de costes por proyecto

Costes Analíticos

Los costes directos son los más sencillos de determinar: materias primas, equipos, servicios, etc. Normalmente se suele realizar con eficiencia una imputación de los costes que tienen una relación directa con el producto o servicio que se realiza. El problema más relevante en estos casos es la identificación e imputación de los costes indirectos a cada proyecto, como los administrativos, las amortizaciones, gastos financieros, etc.

Las empresas deben establecer un sistema de imputación de costes indirectos capaz de estimar y distribuir aquellos gastos que se deben soportar. Las empresas no pueden quedarse con el tradicional sistema de costes parciales (únicamente se imputan los costes directos que se conocen de forma sencilla y directa) y en el mejor de los casos añadir los gastos indirectos en un porcentaje de aproximación arbitrario y que en muchísimos casos es el origen de decisiones equivocadas y por desconocimiento de nuestros costes, aceptación de trabajos ruinosos, que provocan pérdidas en la empresa y la quiebra.

Sería ideal que todas las empresas, las grandes ya lo hacen, pudiesen aplicar sistemas más sofisticados de costes completos, como el sistema ABC (Activity Based Costing), pero, dado el elevado coste y necesidades de recursos que requieren, al menos sí deben aplicar un sistema de costes completos.

Una forma simplificada y sencilla de imputación de costes indirectos consistiría en:

PRIMERO Tener un cálculo permanente, es decir, conocer el promedio mensual o estimación presupuestaria anual de costes indirectos de la empresa.
SEGUNDO: proceder a la imputación o asignación de los costes indirectos. Para esto hay que elegir en primer lugar los criterios de imputación. O lo que es lo mismo, decidir en base a qué criterio vamos a repartir más o menos costes a un determinado proyecto. Podemos repartir a cada proyecto una proporción de ese promedio mensual de costes indirectos, en función de:

  • La duración del proyecto
  • Un porcentaje equivalente a la cantidad de recursos que la empresa pone a disposición del proyecto.
  • O según el coste de mano de obra, que suele ser uno de los costes con mayor presencia. Este último suele ser de amplia aceptación para este tipo de producción

Notas: El cálculo de costes es una fórmula abierta con infinidad de posibilidades, en función de la empresa en la que se vaya a implantar. Está muy ligada a la capacidad de información que podamos obtener de los sistemas de datos propios de la empresa, no solo de las cuentas contables sino de las informaciones que nos puedan aportar las asignaciones a las Órdenes de Trabajo, controles horarios, etc.
Cuanta más información y más desglosada la tengamos, mejor podrá ser la asignación de los famosos Costes Indirectos de que hemos hablado.
Según el tipo o tamaño de la empresa, la fórmula de cálculo de los costes deberá ser aceptada y auditada por la empresa de auditoría contable ya que este coste afecta directamente a los valores de inventario (stock, producto en curso…).

Finalmente, los resultados de las diferentes operaciones/pedidos deberá coincidir con el resultado contable del ejercicio, si no es así es que los parámetros de cálculo tomados son erróneos.

En producciones por lotes o series, donde los precios del producto están estipulados y los procesos muy definidos, el recálculo de costes puede realizarse con mucha periodicidad, trimestralmente, mensualmente…

En el caso de costes de empresas que trabajan por proyectos se definen unos costes std. para poder realizar los diferentes presupuestos de futuros proyectos y poder valorar los trabajos que se realizan. La valoración se suele realizar en base a cálculos con valores de históricos (medias de años anteriores) y presupuestos anuales de futuros ejercicios, puesto que las decisiones estratégicas futuras de gran valor económico, son sensibles al coste de imputación.

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