Realizar el cálculo de costes en tu proyecto

Capítulo 2. Fases del Proceso productivo en Producción por Proyecto o Pequeños Lote

Vamos a tomar como ejemplo y para abarcar mayor posibilidad de opciones una empresa manufacturera donde su producto es un desarrollo especial con sus periféricos y servicios de diseño acorde con las características de un cliente donde existe el desarrollo del proyecto ingenieril, el desarrollo de plano de detalle, la fabricación y compra de elementos, y finalmente el montaje y pruebas de funcionamiento del mismo.

Antes de seguir, si todavía no lo has hecho te aconsejamos leer el capítulo 1: Cálculo de costes por proyecto.
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Simplificando.

Se tratará entonces de una empresa que trabaja en producción por proyecto, pero el mismo esquema para fabricación por pequeños lotes.

Trabajará contra pedido y bajo una serie de características definidas por el cliente, mercado, demanda,..

Suponemos que la empresa dispone de departamentos Gerencia, Administración, Comercial, Ingeniería, Oficina Técnica, Fabricación, Compras, Talleres Montajes, Puesta en Marcha.

Las fases del proceso de ejecución del proyecto parten del estudio del pedido, ingeniera, desarrollo técnico, fabricación, compras, montaje y puesta en marcha.

Base del Coste Analítico: La Orden de Trabajo

En una empresa que trabaja por proyectos o lotes, lo primero que inicia el proceso es la orden de trabajo también llamada orden de fabricación, o con el proyecto de ejecución.

La orden de trabajo es la receptora del pedido que puede estar compuesto por una unidad de producto o por varias unidades.

El proceso se inicia con una demanda de presupuesto por parte del cliente, que indicará previamente sus necesidades y deseos para que sean atendidos. Bajo estas condiciones, el proveedor hará un cálculo provisional y formulará un presupuesto en el constan las características del pedido el precio de venta y el plazo de entrega.

Si el presupuesto es aceptado por el cliente la empresa iniciará la fabricación del pedido.

El proceso finaliza cuando el fabricante entrega el producto al cliente

La orden de fabricación es un documento en el que se reflejan las condiciones con las que se deberá entregar el proyecto al cliente.

Se suele incluir en una orden de trabajo la Especificación del Requerimiento del Cliente ó URS (siglas en Ingles), así como el escandallo o las bases del cálculo para la realización del presupuesto, como:

  • Materias primas (se pueden identificar y valorar mediante con un detalle minucioso)
  • Mano de obra (se puede calcular a partir de los controles de tiempo de los propios empleados)
  • Otros costes directos (transportes, alquileres, subcontrataciones, comisiones a vendedores, etc.)
  • Imputación de costes indirectos (mano de obra indirecta, amortizaciones, seguros, alquileres, etc.)
  • Margen (muy útil para el seguimiento del proyecto en el tiempo de ejecución)
  • Precio del proyecto (dato importante si queremos conocer el control y los márgenes)

Suelen incluir planos, cálculos, descripción de materiales, indicaciones de la manera de utilizar los materiales y tecnologías, y presupuesto de ejecución. Es decir, describe gráficamente «qué se va a hacer» y específica «cómo se va a hacer».

Nota: Orden de Trabajo y Orden de Fabricación, la denominación de cada ellas en las empresas puede variar, dependiendo de lo desarrollada o definida que este la maquina, la utilización de “Artículos” comunes o no, aunque la lógica debería ser la misma.

Existe una Orden Base del Proyecto, nº Pedido, nº Proyecto u Orden de Trabajo, que tiene una necesidad de artículos, estos artículos se pueden fabricar unitariamente o para varias Ordenes de Trabajo, stock,…, de tal forma que para fabricar estos artículos deberemos crear las Ordenes de Fabricación

Costes Directos e Indirectos del Proyecto

En los proyectos de ingeniería y manufacturas la dedicación de horas y consumo de materias primas o servicios exteriores, son las partidas más importantes que afectan al coste del producto, estas serán las que definamos como Costes Directos, sobre estas y con una imputación “lógica” según el plan estratégico de la empresa cargaremos los Costes Indirectos.

Como hemos comentado anteriormente el análisis del coste del proyecto/producto puede ser más o menos sencillo en función de la información disponible, el reparto necesario para la confección de futuros presupuestos y los objetivos empresariales y del mercado.

  1. Si disponemos únicamente información que parte de las CC (Cuentas Contables) simples, mezclamos los costes de MP directos y auxiliares, servicios directos e indirectos, y así con el resto de partidas de las CC
  2. El valor del coste por unidad no servirá para la confección de nuevos presupuestos, así que un buen reparto de los Costes Indirectos nos afectará al coste de proyecto en función del peso de la ingeniaría o de la manufactura.
  3. Si el objetivo empresarial pasa por la venta de un servicio o producto delante de otro más “commodity”, quizás interesará más el reducir o incrementar la imputación del coste indirecto en una u otra parte.

Criterios que nos afectan al Coste final de la Orden de Trabajo

En el control de costes analítico, deberemos reflejar los costes directos al proyecto y la asignación de los indirectos necesarios para realizar la operación industrial.

Podemos considerar como núcleo de cálculo, tanto una Orden de Trabajo (base de control de un proyecto único) como una Orden de Fabricación (base de cálculo de un Artículo),…

El coste analítico deberá identificarnos el Coste Real de la operación que nos servirá para conocer el Beneficio Bruto tras la facturación o bien nos dará el valor de inventario (Producto en Curso) en un momento dado.

El análisis de costes de la Orden de Trabajo (OT) u Orden de Fabricación (OF) se compondrá de:

  • Compras: Compras + % de contribución de Gastos Generales
  • Mano de Obra: Horas X valor calculado del coste de la MO + sus Gastos Indirectos

Así los criterios generales que utilizamos serán:

Valor de la Compra = Coste Materiales o Servicios

El material que se compra para el proyecto tiene un valor directo en el coste final del mismo, podemos considerar incrementar este valor más o menos en función de las tareas internas que la compra, financiación, verificación o recepción necesiten.

Podemos definir diferentes grupos de Compras en función de la gestión interna que se deba llevar a cabo, variando para cada caso la contribución de los GG.

Consideremos como compra también, el material inmovilizado que disponemos en almacén para ser utilizado.

Valor de la Mano de Obra = Coste MO (Tasa Horaria)

El valor del proyecto incluye una parte muy importante de Valor de Mano de Obra. En función del análisis previo y distribución de CC podremos obtener más o menos Valores de MO.
Con los datos del Ejemplo vamos a intentar definir el valor de la MO de cuatro departamentos que aportan Valor al Proyecto:

  • Ingeniería CT
  • Oficina Técnica OT
  • Fabricación
  • Montaje y Puesta en Marcha

Estos departamentos imputan horas a los proyectos en mayor o menor medida, pero son una parte importante del coste global del proyecto.

Valor de los Gastos Generales = GG

Son los costes necesarios para que la empresa pueda funcionar o estar en marcha, sueldos administración, mantenimientos instalaciones, desplazamientos no de proyectos, consumos generales, vestuario,…

Se considerará que un GG es o no es GG en función del peso que tenga sobre el proyecto, lo fácil que sea gestionarlo, o el criterio del analista de costes.

De los Gastos Generales debemos desterrar el coste de la gestión Comercial y de Marketing ya que para la realización de la operación no son necesarios. Estos costes deberán ser asumidos en el margen del producto.

ATENCIÓN a los Gastos Generales

Cuando no disponemos de una idea clara o no tenemos suficientemente distribuidos estos gastos, una opción de imputación del mismo es la asignación del coste del proyecto un valor porcentual que carga sobre el proyecto.

Esta forma de proceder es simple y posible, pero si los proyectos que realizamos son muy dispares, podemos caer en el problema de penalizar proyectos simples y favorecer proyectos complicados.

Por otro lado, si los proyectos tienen largo tiempo de entrega y pasa de ejercicio contable, el cálculo de los inventarios se verá afectado en gran medida dando unos resultados en la cuenta de explotación muy distinta.

 
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